PENGERTIAN PROPOSAL PROYEK
Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mengadakan suatu acara atau kegiatan. Dalam melakukan suatu acara tersebut kita perlu merencanakannya terlebih dahulu. Rencana tersebut disebut proposal.
Proposal proyek adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja proyek yang disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau sekelompok perencana untuk diajukan kepada pihak pemegang proyek dalam mendapatkan persetujuan maupun bantuan dalam perencanaannya atau pengerjaannya.
CIRI-CIRI PROPOSAL PROYEK
Adapun ciri-ciri proposal proyek sebagai berikut :
- Proposal proyek dibuat untuk meringkas kegiatan proyek yang akan dilakukan.
Proposal proyek dibuat dengan singkat agar donatur atau pihak tertentu mengetahui pokok isi kegiatan yang akan diselenggarakan
- Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan proyek
Proposal proyek seharusnya diberikan kepada donatur atau instansi terkait minimal satu bulan sebelum kegiatan proyek sebagai pemberitahuan kepada instansi atau donatur tersebut.
- Berisikan tujuan-tujuan proyek, latar belakang kegiatan proyek.
Proposal disusun dengan tujuan-tujuan yang biasanya disesuaikan dengan latar belakang sebuah kegiatan proyek.
- Berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah dijilid yang nantinya diserahkan kepada yang penyelenggara kegiatan proyek.
Proposal proyek pada dasarnya berupa lembaran-lembaran yang berisi sebuah susunan kegiatan proyek yang diserahkan penyelenggara kepada donatur.
- Ada pihak yang mengajukan.
Salah satu ciri proposal proyek adalah adanya pihak yang mengajukan proyek. Pihak yang mengajukan tersebut sebagai pihak yang mengusulkan suatu rencana atau kegiatan proyek.
- Ada pihak yang menyetujui.
Adanya pihak yang menyetujui menjadi salah satu dari ciri dari proposal proyek.
- Terdapat gambaran kegiatan proyek secara umum.
Gambaran kegiatan proyek disertakan dalam proposal proyek berguna untuk memberikan informasi proyek pada siapapun yang hendak ditunjukan proposal tersebut agar memiliki/mengetahui apa yang sebenarnya keinginan yang terkandung dalam proposal proyek tersebut.
- Disusun sebelum rencana kerja.
Proposal proyek disusun sebelum membuat rencana kerja secara keseluruhan, ini bermaksud agar penerima kegiatan proyek mengetahui gambaran kegiatan proyek secara keseluruhan kegiatan proyek yang akan disetujuinya.
- Bersifat bisnis.
Proposal proyek bersifat bisnis, maksudnya proposal proyek dibuat dengan tujuan untuk mengajukan kerjasama dan perjanjian atas suatu kegiatan proyek.
- Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas.
Proposal proyek disusun harus mempunyai sasaran dan tujuan yang jelas agar proposal proyek tersebut bisa diterima dan disetujui oleh pihak yang menerima proposal proyek dalam mengadakan pertimbangan kegiatan.
MANFAAT PROPOSAL PROYEK
Adapun manfaat pembuatan proposal proyek sebagai berikut.
v Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan proyek.
Proposal proyek digunakan sebagai pegangan pelaksanaan, sehingga kegiatan proyek tersebut dapat berjalan dengan baik dan sistematis sesuai dengan rencana dan agar tujuan dari kegiatan tersebut memperoleh hasil yang diharapkan.
v Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan proyek.
Proposal proyek disusun untuk memberitahukan kepada donatur kegiatan proyek apa saja yang akan dilakukan.
v Untuk meyakinkan para donatur atau sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek.
Proposal proyek dibuat sebagai alat untuk meyakinkan donatur agar pihak dari donatur mau untuk menjalin kerjasama kepada pihak penyelenggara proyek.
v Sebagai gambaran awal sebuah kegiatan proyek.
Pada dasarnya sebuah proposal proyek diuraikan secara rinci mengenai awal kegiatan, mulai dari tujuan kegiatan hingga dana kegiatan proyek.
v Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak proyek berwenang.
Proposal proyek digunakan sebagai usulan atau perjanjian untuk melegalkan suatu kegiatan proyek sehingga perlu mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pihak proyek yang berwenang.
v Sebagai alat pengontrol jalannya kegiatan proyek.
Proposal proyek digunakan sebagai pegangan pelaksanaan setiap tahapan kegiatan proyek.
v Sebagai alat evaluasi kegiatan proyek.
Proposal proyek digunakan sebagai alat evaluasi kegiatan proyek yaitu sebagai cerminan sukses tidaknya suatu kegiatan proyek yang dapat dilihat dari rancangan yang ada di dalam proposal proyek.
v Sebagai salah satu alat untuk memperluas jaringan kerja dan komunikasi.
Dilihat dari segi hubungan sosial, proposal proyek tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak lain melainkan sebagai alat yang mendukung hubungan kerja proyek yang lebih komunikatif.
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PROPOSAL PROYEK
1. Kelebihan Proposal proyek
Kelebihan/keunggulan proposal proyek adalah sebagai berikut:
- Dapat menarik sponsor untuk memberikan sumbangan dana
- Dapat menjadi bukti legalitas
- Memperlancar dan mempermudah pelaksanaan kegiatan proyek
- Memperkecil masalah yang timbul dalam suatu kegiatan proyek
- Sebagai rancangan biaya
- Transparan, efektif, dan efisien
Kekurangan Proposal proyek
Kekurangan/kelemahan proposal proyek adalah sebagai berikut:
- Tidak memiliki kekuatan tanpa adanya juru bicara
- Memiliki tingkat kepercayaan yang rendah
TUJUAN PENYUSUNAN PROPOSAL PROYEK
v Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan proyek.
v Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan proyek.
v Untuk menyakinkan para donatur/sponsor agar mereka memberikan dukungan meterial maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek yang telah direncanakan.
v Mendapatkan persetujuan.
v Sebagai titik acuan.
SYARAT-SYARAT MENYUSUN PROPOSAL PROYEK
Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal proyek yang baik sebagai berikut:
v Sistematis
Artinya, proposal proyek yang disusun harus berurutan secara sistematis menurut pola tertentu, dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks agar efektif dan efisien
v Berencana
Artinya, proposal proyek tersebut dibuat secara sengaja dan telah dipikirkan langkah-langkah pelaksanaanya, serta mengacu pada tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan proyek.
v Mengikuti konsep ilmiah
Artinya, pengerjaan proposal proyek mulai dari awal hingga akhir harus sesuai dengan cara-cara atau metode ilmiah yang sudah ditentukan.
v Jelas dan dapat dimengerti
Proposal proyek yang dibuat harus jelas dan menggambarkan kegiatan proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga pihak penerima dapat mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan proyek yang akan dilaksanakan tersebut.
STRUKTUR PROPOSAL PROYEK
- Latar Belakang
- Permasalahan
- Tujuan
- Rancangan dan Bentuk Kegiatan
- Pelaksana
Yang bertindak sebagai pelaksana dalam kegiatan proyek
v Jadwal Kegiatan
Jadwal mulai dilakukannya kegiatan dan berapa lama waktu yang telah ditentukan.
v Lokasi Kegiatan
Lokasi kegiatan proyek yang berisi alamat.
v Anggaran Proyek
Merupakan rancangan perkiraan pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan proyek yang diajukan.).
v Panitia Kegiatan
Panitia yang akan terlibat dalam suatu kegiatan proyek
v Penutup
Merupakan kata penutup dari proposal proyek yang diajukan.Berisi kata harapan dan terima-kasih.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN PROPOSAL PROYEK
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun proposal proyek sebagai berikut:
- Penempatan dan penggunaan kata yang tepat
- Menghindari penggunaan kalimat panjang dan bertele-tele
- Menggunakan bahasa yang jelas, tepat, formal, dan lugas
- Kejelasan dan ketepatan isi menggunakan kata atau istilah yang tepat
- Kalimat efektif dan tidak ambigu
- Mengungkapkan alasan dan tujuan yang logis.
- Menggunakan spasi 1.5
- Penyusunan proposal proyek hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli dalam menyusun proposal proyek, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan proyek yang diselenggarakan
- Penyusun proposal proyek mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia
