Dokumen yang Dipersyaratkan dalam rangka Sertifikasi ISO 9001:2008

Untuk mendukung keberhasilan meraih sertifikasi ISO 9001:2008, maka diperlukan perencanaan yang matang sehingga ketika audit dilakukan semua data rekaman sebagai bukti implementasi dari ISO 9001:2000, bisa ditunjukkan. Berikut contoh pertanyaan Audit untu Program Studi dan Dokumen Rekaman yang diperlukan dan dipersyaratan dalam rangka Sertifikasi ISO 9001:2008 :

Contoh Pertanyaan Audit untuk Ka.Prodi Saya terlibat di proses mana? KBM / Realisasi pembelajaran 4.1 Apakah Bapak tahu dengan baik mekanisme prosesnya termasuk input dan output, persyaratan output serta karakteristik dari prosesnya (atau hasil yang direncanakan)? 4.1, 5.4.1 Apakah ada sasaran yang ditetapkan melekat di proses yang melibatkan Bapak atau di Unit Bapak? Apakah sasaran konsisten dengan Kebijakan Mutu (Ada kerangka di Kebijakan terhadap sasaran tsb)? 5.4.1, 5.3 Apa ditetapkan Rencana untuk mencapai sasaran tsb dan apakah relevan dengan pemastian pencapaian sasaran? Apakah dimonitor pencapaiannya termasuk pemantauan tindakan2 yang direncanakan? 5.4.2, 5.2, 8.2.3, 8.5.2, 8.5.3 Apa Prosedur Mutu (SOP) yang terkait dgn Proses dan atau Unit Bapak? 4.2.1, 4.2.2, 4.1 Apakah Bapak mengetahui dengan Baik korelasi antara proses dan/atau Unit di Bapak dengan persyaratan ISO 9001? 4.1, 7.5.1, 7.2.1 Apa tanggung jawab dan kewenangan yang relevan dengan posisi Bapak? Apakah dapat dilihat dari proses yang ada? 5.5.1, 4.1 Apakah semua pelaksana yang mempengaruhi mutu output kompeten? Mana bukti persyaratan kompetensi dan bukti pemenuhannya?6.2.2.a, b, c, e Apakah anak buahnya tahu korelasi kontribusi mereka terhadap pencapaian sasaran mutu? 6.2.2d. Apa yag menjadi karakteristik mutu dari keluaran? 7.2.1, 7.5.1 Bagaimana proses pengendalian proses realisasi pemelajaran? 7.5.1 Apakah dilakukan evaluasi / inspeksi terhadap mutu dari produk? 8.2.4 Apakah terdapat bukti penanganan siswa yang tidak bisa memenuhi subkompetensi? 8.3 Dilakukan pengendalian alat ukur test? 7.6 Mana bukti verifikasi alat ukur ( 4.2.4) Apakah terdapat bukti komunikasi dari hubungan industri (usaha) terkait dengan pelaksanaan Praktek Kerja Industri atau Dunia Usaha/ Dunia Industri pengguna tamatan? (5.5.3) Apakah terdapat analisa atau informasi dimana saja tamatan sekarang bekerja? 8.4, 5.2, 8.5.1 Apakah ada contoh keluhan Dunia Usaha/Dunia Industri pengguna Praktek Kerja Industri terkait dengan pemenuhan subkompetensi? Tindakan apa yang diambil? 8.5.2 Apakah terdapat bukti bahwa terdapat korelasi antara pemenuhan kurikulum dengan pelaksanaan pembelajaran? 7.5.1 Apa bukti bahwa pembelajaran sudah memenuhi persyaratan pembelajaran? 4.2.4 Apakah terdapat informasi mengenai pemenuhan persyaratan stakeholder mahasiswa terkait dengan pembelajaran produktif? 8.2.1 Dokumen rekaman yang diperlukan dan Dipersyaratkan dalam rangka Sertifikasi ISO 9001:2008 : 5.6.1 Hasil tinjauan manajemen (Hasil RTM Fak dan Universitas) 6.2.2.e Rekaman pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman kerja,(Kompetensi dan Kualifikasi Dosen dan Karyawan) 7.1.d Rekaman (bukti) bahwa proses-proses realisasi dan produk yg dihasilkan memenuhi tuntutan-tuntutan, (Dokumen Pengukuran Kepuasan User) 7.2.2 Hasil tinjauan permintaan dan tindakan? ( Dokumen Penanganan Keluhan) 7.3.2 Masukan desain (Masukan dari Eksternal yang berkaitan dengan Penyusunan Kurikulum) 7.3.4 Hasil tinjauan desain,( Dokumen Evaluasi Kurikulum Lama) 7.3.5 Hasil verifikasi desain,( Dokumen Pengecekan draft Kurikulum Baru) 7.3.6 Hasil validasi desain (Dokumen Kurikulum yang sah dan berlaku) 7.3.7 Hasil tinjauan dan tindakan untuk perubahan desain, ( Notulen Revisi kurikulum, SAP, Modul, Bahan Ajar,) 7.4.1 Hasil evaluasi pemasok (Dokumen Masukan dari Orangtua Mhs, Organisasi Profesi, Instansi Pemerintah) 7.5.2 Hasil validasi dari proses-proses untuk penyediaan produksi, (Hasil Pemeriksaan Rencana Mutu Fakultas) 7.5.3 Identifikasi produk (Dokumen Kompetensi Lulusan dan Peta Kurikulum) 7.5.4 Laporan dan rekaman properti pelanggan yg hilang, rusak atau tidak dapat digunakan,(Laporan Kehilangan, Kerusakan atau Kecacatan, Misal sertifikat salah nama, no.mhs, dsb) 7.6 Hasil kalibrasi dan verifikasi, (contoh: evaluasi daya serap dan daya capai) 8.2.2 Laporan hasil audit internal, 8.2.4 Laporan pemantauan dan pengukuran untuk produk (dokumen evaluasi soal-soal ulangan, ujian, dll) 8.3 Rekaman produk tidak sesuai,(Dokumen Angka DO dan Mahasiswa DO , NKD ≤ 3) 8.5.2 Hasil tindakan perbaikan yang diambil (Dokumen Penanganan clausul 8.3) 8.5.3 Hasil tindakan pencegahan yang diambil (Dokumen Tindakan Mengurangi clausul 8.3) Demikian sekelumit pengalaman dalam menyipakan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang mendasarkan pada kondisi dan keadaan yang berjalan dalam organisasi. Untuk menyusun bukti dokumen rekaman proses perguruan tinggi lebih baik dilakukan secara bertahap dan bukan sesaat. Semoga tulisan ini bisa menginsiparasi dan memotivasi para pembaca dalam mengim- plementasikan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu di masing-masing perguruan tingginya. Namun demikian, semuanya itu perlu disesuaikan dengan kondisi dan potensi sumber daya yang ada. Semoga bermanfaat. (BQST-072009)