Kesempatan kali ini saya ingin membahas mengenai pentingnya komunikasi efektif dalam manajemen proyek. Karena berkali-kali sering ditemui dalam penilaian paska proyek, para anggota tim proyek menuliskan dalam daftar evaluasi agar komunikasi dapat diperbaiki. Komunikasi tidak hanya membuat semua orang mengetahui status kekinian proyek, tetapi juga memfasilitasibuy-in dan kepemilikan keputusan proyek dan penetapan milestone. Hal ini menegaskan bahwa setiap informasi yang menentukan keberhasilan proyek termasuk harapan, tujuan, kebutuhan, sumber daya, laporan status dan anggaran, dapat dikomunikasikan secara teratur pada semua stakeholder.
Ann Drinkwater (2005) menganalogikan komunikasi seperti aliran darah, memompakan oksigen ke seluruh tubuh untuk mempertahankan hidup. Komunikasi adalah nyawa dari proyek dan organisasi. Sama seperti jantung bekerja untuk mendistribusikan oksigen ke seluruh tubuh, manajer proyek terus menerus mengedarkan informasi proyek dari para pemangku kepentingan eksternal untuk dokumentasi rencana proyek, kepada stakeholders internal, dengan rencana proyek. Siklus arus komunikasi dan informasi adalah berulang dan berlanjut sepanjang hidup proyek.
Ketika informasi tidak terdistribusikan dengan baik, terjadi hambatan yang beresiko terhadap kelangsungan proyek itu. Proyek bisa terlambat, bahkan bisa juga gagal dan tak memenuhi ekspektasi semula. Dengan ini maka kredibilitas semua pihak yang terlibat dalam proyek tersebut berpotensi untuk dipertanyakan. Ketika kredibilitas terusik, akan sulit untuk memulihkannya kembali. Untuk itu diperlukan suatu metode yang efektif guna mencegah hal-hal itu terjadi. Dalam kaitannya dengan komunikasi, maka komunikasi yang efektiflah yang dibutuhkan.
Sebuah proyek penuh dengan masalah komunikasi menyebabkan penundaan, kesalahpahaman, frustrasi konflik di tempat kerja, dan tidak terciptanya kesesuaian dengan keinginan stakeholder. Oleh karena itu, menggunakan metode komunikasi yang efektif diperlukan untuk menjamin keberhasilan proyek. PMBOK mengkategorikan metode komunikasi efektif dalam tiga bagian, yaitu
a. Interactive Communication
Untuk komunikasi interaktif, semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam komunikasi dapat merespon satu sama lain secara real-time. Beberapa contoh komunikasi interaktif mencakup pertemuan tatap muka, video conference, panggilan telepon, dan chatting messenger. Metode-metode komunikasi tersebut merupakan metode yang sering digunakan dalam proyek-proyek dan lebih efektif daripada metode komunikasi lainnya. Dalam komunikasi interaktif, tatap muka pertemuan yang paling efektif karena memungkinkan untuk melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah para pemangku kepentingan dalam berkomunikasi.
b. Push Communication
Push communication adalah salah satu metode komunikasi yang efektif di mana informasi didistribusikan tanpa umpan balik dari penerima. Misalnya, Anda perlu mengkomunikasikan perbaikan bug pada seorang pengembang perangkat lunak, namun orang tersebut telah meninggalkan tempat kerja dan tidak dapat dijangkau melalui telepon, maka Anda dapat memberitahukan informasi tersebut melalui email.
c. Pull Communication
Metode ini merupakan komunikasi terbaik untuk audiens dengan jumlah yang cukup banyak yang perlu mengakses informasi pada kebijaksanaan mereka. Dalam sebuah proyek besar, misalkan setelah melakukan pelatihan untuk sekumpulan pengembang perangkat lunak, untuk memungkinkan pengembang agar dapat mengakses materi pelatihan lagi, Anda mengunggah isi slide dan materi lain yang mendukung melalui intranet perusahaan. Demikian pula setelah proyek berakhir, Anda mungkin ingin menyediakan akses ke artefak proyek, seperti diagram pohon dan pengambilan keputusan yang dapat digunakan orang lain dalam organisasi untuk digunakan dalam proyek-proyek mereka.
Rencana komunikasi, seperti rencana proyek, merupakan bagian penting dari proyek tersebut. Namun, ketika memikirkan peran manajer proyek dalam perencanaan komunikasi, organisasi dan tim proyek terlalu sering berpikir hanya dari dokumen-dokumen yang menetapkan frekuensi, peran, tanggung jawab, penerima, dan saluran komunikasi yang akan terdispersi selama proyek. Dengan anggapan bahwa jika Anda tidak menggunakan panduan kata-kata tertulis dan garis besar disusun dalam fase awal proyek, Anda menetapkan diri dalam kerugian proyek. Meskipun perlu memahami siapa yang terlibat dalam proyek ini, namun hal yang sama pentingnya adalah untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan dan tingkat di mana mereka harus menerimanya.
Hal yang harus diperhatikan dalam membuat rencana komunikasi antara lain rencana komunikasi harus terukur dan harus disusun berdasarkan skala dan kedalaman proyek, agar tidak terjebak untuk menyiapkan rencana komunikasi rumit untuk sebuah proyek langsung yang hanya melibatkan sekelompok kecil. Memahami kebutuhan stakeholder dan mengembangkan rencana yang tepat untuk mengkomunikasikan informasi status, keberhasilan, risiko, dan perubahan merupakan hal yang sangat penting. Kata operatif saat membuat dokumen rencana adalah “tepat.”
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah untuk tidak berkomunikasi secara berlebihan mengenai informasi yang tidak relevan, karena stakeholder dan tim proyek mungkin menjadi kewalahan dengan informasi dan mengabaikan informasi yang relevan di masa depan.
0 komentar:
Posting Komentar