Manajemen Proyek Multimedia

Manajemen proyek multimedia adalah aplikasi pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik untuk aktivitas proyek multimedia agar memenuhi harapan stakeholder.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang dipengaruhi oleh proyek. Pada umumnya, salah satu stakeholder yang menanamkan uang dalam proyek mempunyai kepentingan paling besar untuk keberhasilan proyek. Orang-orang yang termasuk dalam stakeholder adalah sponsor, anggota tim, dan klien.

Faktor untuk mengukur keberhasilan suatu proyek yaitu:

1. Tepat waktu

2. Sesuai anggaran

3. Apakah tujuan proyek terpenuhi

4. Apakah klien puas

5. Apakah tidak ada kerusakan pada tim atau hubungan mereka.

sembilan penetahuan yang harus dimiliki oleh manajer proyek, yaitu:

1 Manajemen lingkup

2 Manajemen waktu

3 Manajemen biaya

4 Manajemen kualitas

5 Manajemen sumber daya manusia

6 Manajemen komunikasi

7 Manajemen risiko

8 Manajemen pengadaan

9 Manajemen integrasi

1 Manajemen lingkup (project scope management)

adalah keahlian yang digunakan manajer proyek untuk mendefinisikan pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proyek tertentu. Manajer proyek memastikan semua pekerjaan dan tidak ada tambahan pekerjaan lain yang tidak diperlukan. Hal ini mencakup fase inisialisasi, menentukan lingkup, dan mendaftar hasil proyek.

2 Manajemen waktu (project time management)

adalah keahlian yang digunakan untuk mengelola proyek sesuai dengan jadwal yangditentukan. Hal ini mencakup penysunan atau perbaikan struktur kerja, menentukan hubungan ketergantungan antara tugas-tugas proyek, menyusun durasi dan jadwal proyek.

3 Manajemen biaya (project cost management)

menentukan biaya proyek, estimasi penggunaan masing-masing sumber daya, penganggaran untuk biaya, serta mengontrol biaya saat proyek berjalan.

4 Manajemen kualitas (project quality management)

adalah keahlian yang digunakan untuk mengelola kualitas proyek yang memiliki tiga aspek, yaitu perencanaan kualitas, pemastian kualitas, dan pengendalian kualitas. Dalam perencanaan kualitas, manajer proyek mendefinisikan apa yang merepresentasikan kualitas dan bagaimana kualitas tersebut diukur. Dalam pemastian kualitas, menajer proyek mengawasi seluruh seluruh kualitas proyek sesuai standar yang ditetapkan. Dalam Pengendalian kualitas, manajer proyek memeriksa hasil aktualuntuk dievaluasi kesesuainnya dengan standar yang telah ditetapkan.

5 Manajemen sumber daya manusia (project human resources management)

berhubungan dengan orang yang terlibat di dalamnya. Keahlian ini mencakup perencanaan dan penentuan keahlian personil yang dibutuhkan untuk melakukan tugas proyek, mendefinisikan peran dan tanggung jawab, dan memilih orang yang sesuai dengan tugas tersebut. Di samping itu juga mencakup bagaimana melakukan perkembanganprofesional yang diperlukan oleh anggota tim agar dapat meningkatkan kinerja mereka.

6 Manajemen komunikasi (project communication management)

 merupakan komponen penting dalam manajemen proyek. Keahlian ini meliputi pengelolaan informasi yang harus disebarkan sehingga semua pihak dapat mengetahuinya. Juga meliputi kemampuan berkomunikasi dengan naggota tim dan stakeholder yang lainnya.

7 Manajemen risiko (project risk management)

dimulai dengan mengidentifikasi risiko yang potensial untuk proyek dan memperkirakan bagaimana kengukinan risiko itu terjadi. Jika risiko terjadi bagaimana risiko itu berpengaruh dalam proyek.

8 Manajemen pengadaan (project procurement management)

juga disebut manajemen kontrak. Keahlian ini mencakup pengadaan barang dan jasaseperti penentuan apa yang akan diperoleh, menawarkan produk atau jasa, memilihvendor yang tepat serta melaksanakan kontrak dengan vendor.

9 Manajemen integrasi (project integration management)

digunakan untuk mengintegrasikan kerja dalam area pengetahuan lainnya. Fokus utama manajemen integrasi adalah menciptakan rencana proyek dan rencana pelaksanaan proyek terintegrasi dengan baik. Komponen lainnya dari keahlian ini adalah pengawasan proses kontrol perubahan, baik pada saat proyek dikembangkan maupun pelaksanaannya.

Organisasi tim proyek biasanya tergantung pada struktur dasar dari perusahaan yang melakukan proyek. Ada tiga macam struktur organisasi utama yang digunakan oleh perusahaan dewasa ini, yaitu:

1 projectized organization

2 functional organization

3 matrix organization

1 projectized organizationPada tipe ini manajer proyek mempunyai otoritas paling tinggi, dan semua pertanyaan mengenai proyek ditujukan kepadanya. Manajer proyek mempunyai kewenangan dalam pengambilan keputusan.

Orang yang bekerja dalam tipe organisasi ini biasanya mengabdikan diri sampai selesai, orang biasanya bekerja dalam proyek sampai selesai. Tipe organisasi ini diperlukan pada saat mengelola proyek sangat besar atau proyek dikerjakan pada lokasi yang jauh dari organisasi utama. Setiap orang dalam proyek memahami fokus proyek dan memiliki motivasi untuk untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Komunikasi antara customer dengan tim proyek sangat baik.

Beberapa kerugian dalam tipe organisasi ini yaitu, yang pertama adalah inefisiensi. Jika diperlukan orang yang memiliki keahlian khusus, orang tersebut harus didatangkan untuk jangka waktu lama, walaupun keahliannya hanya digunakan untuk sebagian waktu. Misalnya, pematung batu yang membuat patung burung mungkin hanya diperlukan untuk bekerja dalam waktu seminggu. Karena kesulitan mendatangkan tenaga trampil tersebut untuk bekerja dalam proyek, maka ia harus dipekerjakan penuh waktu. Sedangkan hari-hari lain di luar pekerjaan sesuai keahliannya, orang tersebut melakukan pekerjaan lain.

2 functional organization

Fungtional organization (organisasi fungsional) disebut juga traditional organization merupakan bentuk dominan dari orgainsasi dalam waktu ratusan tahun. Pengembangan scientific management oleh Fredrick Taylor dan Henry Ford memberikan konsep dari tipe manajemen, dan masih digunakan sampai sekarang. Konsep organisasi ini adalah menempatkan orang pada pekerjaan yang dapat mereka kerjakan dengan baik, memberikan pelatihan memiliki kemampuan yang meningkat, dan mengorganisasi pekerjaan sehingga mendapatkan keuntungan dari keahlian yang dimilikinya.Tipe organisasi ini pertama-tama mengorganisasi orang yang memiliki keahlian sama ke dalam satu kelompok. Kelompok tersebut dipimpin oleh seorang manajer yang mempunyai keahlian sama. Manajer membagi pekerjaandan memberikannya kepada orangyang mempunyai ketrampilan sesuai. Manajer harus mempunyai pengalaman pada tipe pekerjaan tersebut, dan juga dapat memberikan rekomemdasi pelatihan bagi karyawan.

Masalah yang ada pada tipe organisasi ini adalah kesulitan untuk membuat perubahan pada pekerjaan yang telah biasa dilakukan oleh karyawan. Anton menolak bekerja pada proyek apartemen karena sulit baginya untuk mempelajari hal yang baru dalam pekerjaannya. Ia telah menghitung berapa banyak desain yang harus dikerjakandan kesulitan yang akan dihadapinya. Pada dasarnya ia menolak sesuatu yang sulit dan baru, bukan mencoba dan memahami kenyataan. Jika semua orang dalam perusahaan mempunyai sikap demikian, tuntutan atas perubahan dan pengembangan produk baru akan sulit dilakukan.

3 matrix organization

Matrix Organization (organisasi matriks) ditemukan pada tahun 1970-an, mengambil hal-hal yang baik dari projectized organization dan funnctional organization. Dalam matrix organization, semua karyawan melapor pada manajer fungsional, dan diorganisasi menurut keahlian masing-masing. Pada functional organization, terdapat beberapa pengecualian untuk mengorganisasi karyawan berdasarkan keahliannya.

Manajer proyek bertanggung jawab atas pekerjaan yang dikerjakan oleh perseorangan, tetapi ia tidak bertanggung jawab atas pekerjaan administratif yang harus dikerjakan untuk karyawan. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk membentuk timyang akan memusatkan perhatian pada proyek dan tidak dibebani dengan pekerjaan administratif. Dengan demikian tim proyek dapat memperhatikan customer, stakeholder, dan proyek, seperti pada projectized organization.

Pada tipe organisasi ini terdapat beberapa kesulitan, di antaranya adalah diperlukannya keseimbangan kekuatan antara manajer proyek dengan manajer fungsional. Manajer fungsional dapat mengalokasikan orang terbaik pada proyek dan kadang-kadang bahkan lebih banyak orang yang tersedia dari pada kebutuhan. Manajer proyek dapat memindahkan orang ke proyek lain yang memerlukannya tanpa konsultasi dengan manajer fungsional. Tipe organisasi jini memperlihatkan bahwa manajer proyek sangat berkuasa dan disebut strong matrix organization