Membentuk Tim yang Efektif

Di saat lalu, banyak manajer yang menganggap karyawannya hanya merupakan salah satu alat atau mesin perusahaan. Tidak seorang pun dari mereka yang beranggapan bahwa para karyawan  tersebut dapat memikirkan suatu ide baik atau memberikan kontribusi lebih dari apa yang ditugaskan kepada mereka.

Sebagai contoh jika seorang manajer (atasan) membuat suatu keputusan, maka tugas karyawan untuk mengerjakan tugas tersebut dengan baik, tanpa mempedulikan apakah keputusan tersebut benar atau salah. Para karyawan tidak diberi kesempatan untuk memberikan umpan  balik atas keputusan tersebut. Terlebih lagi dengan adanya struktur organisasi yang formal dan birokrasi yang ketat.

Perubahan terjadi pada saat persaingan usaha tumbuh dengan pesat.  Para konsumen menuntut produk yang berkualitas tinggi. Di samping itu banyak bermunculan perusahaan-perusahaan dengan produk yang sama. Salah satu kunci sukses dari keunggulan dalam persaingan adalah perusahaan yang dapat memiliki tenaga kerja yang produktif, berkualitas dan bekerja dengan efektif.

Perusahaan mulai mencari bentuk kerja yang dapat menghasilkan kerja yang produktif, efektif dan berkualitas. Salah satu bentuk kerja tersebut adalah  bekerja dalam tim (teamwork). Kerja sama dalam tim menjadi salah satu karakteristik dari perusahaan yang memiliki kinerja tinggi.

Mengapa hal itu dapat terjadi? Blanchar (1986) menyatakan bahwa saat ini tim menjadi tulang punggung bagi suatu organisasi (perusahaan), karena tim dapat lebih cepat dan lebih banyak memecahkan suatu masalah yang dihadapi perusahaan dibandingkan dengan apa yang dilakukan secara individual.

Tim memungkinkan perusahaan untuk lebih gesit, lebih fleksibel dan lebih tanggap dalam menghadapi suatu tantangan atau masalah dan persaingan. Selain itu banyak manajer yang menganggap bahwa tim dapat memotong jalur birokrasi perusahaan dan memperlancar perkembangan ide baru. Sebagai hasilnya inovasi, efisiensi dan produktivitas dapat meningkat.

Apakah dengan adanya suatu tim di dalam perusahaan akan menjamin kesuksesan perusahaan dalam bersaing ? Belum tentu. Ada perusahaan yang sudah membentuk tim kerja tetapi tidak berhasil. Hal tersebut dapat terjadi karena tim yang dibentuk tidak bekerja secara efektif.

Karakteristik Tim yang Efektif

Agar menjadi tim yang menguntungkan perusahaan karena bekerja efektif, maka suatu tim harus memiliki beberapa karakteristik. Sangat tidak mudah untuk mengidentifikasi karakteristik yang tepat untuk suatu tim yang efektif. Suatu tim dianggap efektif atau tidak sangat tergantung dari kriteria yang diterapkan perusahaan. Tetapi biasanya suatu tim yang bekerja efektif memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Memiliki tujuan dan sasaran yang jelas atas dasar komitmen bersama. Semua anggota tim mengerti dan menyetujui tujuan dan sasaran tim dan mereka mau bekerja sama untuk memenuhi hal tersebut.
2. Pembagian peran kepemimpinan. Anggota tim saling berbagi peran dalam kepemimpinan. Sebagai contoh : kepemimpinan tim di setiap fase proyek akan didelegasikan kepada anggota yang memiliki keahlian dan pengalaman di bidang itu. Sehingga fungsi kepemimpinan di dalam tim dilihat dari kompentensi seseorang, bukan berasal dari titel, otoritas dan senioritas.
3. Keterbukaan dan saling mempercayai antar anggota tim. Semua anggota mendapatkan informasi yang sama dari akses yang sama pula serta  dapat berkomunikasi dengan lancar dan jelas. Anggota tim bebas untuk mengeluarkan ide-idenya. Eksperimen dan kreativitas selalu digiatkan anggota lainnya wajib untuk menolong anggota bersangkutan, jika memang ide tersebut logis dan berguna.
4. Keragaman latar belakang anggota tim memberi warna kepada tim. Semakin besar keragaman yang ada ( keahlian, pengetahuan dan pengalaman) akan semakin banyak tugas-tugas yang dapat ditangani
5. Anggota tim selalu mendukung keputusan, prosedur dan pengawasan yang dibuat bersama-sama. Mereka memahami peran, tanggung jawab dan keterbatasan otoritas masing-masing.
6. Konflik yang terjadi diselesaikan  dengan jalan konsensus, bersifat konstruktif dan menerapkan pendekatan menang-menang (win-win approach).
7. Tim dapat mengelola peningkatan penghargaan individu (individual self esteem)
8. Kegiatan tim tidak hanya berfokus pada hasil tetapi juga pada pada proses dan isi. Tim harus selalu mengevaluasi fungsi dan proses yang sudah dilakukan secara reguler.
9. Tim memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan dengan baik.
10. Kemampuan untuk berhubungan dengan lingkungan dengan baik (para atasan, tim lain dan lingkungan perusahaan)

Komposisi Tim yang Efektif

Agar suatu tim menjadi efektif, seorang ahli organisasi memberikan suatu konsep tentang komposisi tim yang efektif.Suatu tim diharapkan terdiri dari orang-orang yang ditempatkan pada posisi yang benar-bebar sesuai dengan kompetensinya. Suatu kelompok harus mempunyai:

1. Seorang pemimpin (ketua), yaitu seorang pemikir yang disiplin yang bertugas mengorganisir dan mengkoordinir tim, memelihara keseimbangan usaha dan menjadi titik tumpu tim dalam menjaga posisi mereka.
2. Seorang pembentuk, orang yang memiliki kemampuan untuk memberikan dinamika dan pengarahan kepada tim, menyediakan motivasi, kreatif.
3. Seorang pemikir, yang dapat menyediakan gagasan bagi kemajuan tim.
4. Seorang pengevaluasi, yang dapat mengevaluasi permasalahan yang ada dan hasil kerja tim.
5. Seorang penyelidik sumberdaya, yang menyediakan informasi dan jejaring sosial dan relasi
6. Seorang pekerja tim, yang secara efisien berhubungan langsung dengan pekerjaan, memecahkan konflik, memperlancar hubungan dan memotivasi rekan satu tim.
7. Seorang penyelaras akhir, yang memandu dan memberi peringatan kepada tim jika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen bersama.

Ketujuh karakter tersebut sebaiknya dimiliki oleh suatu tim. Tidak mustahil karakter tersebut terdapat pada orang yang sama. Untuk itu diperlukan kejelian dari manajer untuk menentukan siapa saja yang dapat masuk ke dalam tim dan menempatkan mereka pada posisi yang tepat.

Tim efektif di beberapa perusahaan memiliki kegunaan yang besar. Tim hanya dapat bekerja efektif jika dikelola dengan baik oleh pihak manajemen dengan melibatkan para anggota tim yang bersangkutan.

Manajer yang bertanggung jawab langsung atas tim yang bersangkutan harus bisa menempatkan diri sebagai seorang pembimbing atau pelatih dan memberikan kebebasan kepada para anggota tim untuk mengeluarkan pendapat dan gagasan.

Beberapa hal yang juga perlu diperhatikan oleh manajer adalah faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keberadaan dan efisiensi dan efektifitas kerja tim. Di atas segalanya diperlukan komitmen penuh organisasi/perusahaan untuk memberikan kesempatan kepada tim dalam menjalankan tugasnya.

Sumber bacaan:

• Team Building: How To get Your People To Work Together. Trainer’s Workshop. 1991. The American Management Association.
• Mencapai Sasaran Melalui Kerjasama Tim (terj.). 1995. PT  Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
• Katzenbach, Jon R. dan Douglas K. Smith. 1993. The Wisdow of Teams: Creating the High-Performance Organization. Harvard Business School Press & Mc Graw-Hill Inc. Boston, USA.
• Robbins, Stephen P. 1993. Organizational Behavior: Concepts, Controversies, and Applications. Prentice Hall Intl, Inc. USA.
• Stott, Kenneth dan Allan Walker. 1995. Teams, Teamwork & Teambuilding: The Manager’s Complete Guide to Teams in Organisations. Prentice Hall Intl.,Inc. Singapore.